PowerPoint是大家常用的办公软件，我们都习惯称它为PPT。但我发现，很多人在设计PPT的时候，喜欢把所有的内容都敲上去，信息写满屏，整个演讲或汇报的过程，简直就是“罚站式念词儿”。
看PPT和听人讲话，受众需要两路信号，一路是听觉信号，一路是视觉信号。通常来说，视觉信息比听觉信息对于个体的吸引力更大。也就是说，PPT上的信息要比说话者本身，更容易吸引受众的注意力。
因此，PPT上满屏的文字，观众是非常难以消化和理解的，还会直接影响整体演讲或汇报的效果。
PPT应该怎么用呢？你不能把它当作黑板的板书来用，而是应该把它当成你的提纲来用。今天我们就来聊一聊，如何利用PPT帮你的表达建立主线，让你的讲话更有逻辑。
先写文字稿，再做PPT
首先，我们来说第一步。准备公开讲话的时候，你是先写文字稿，还是先做PPT？每当向别人提出这样的问题时，我得到的答案几乎一样：直接做PPT，不写发言稿。
先写文字稿，再做PPT的目的，其实是为了明确讲话的内容，帮助我们确认是否在规定的时间内把想说的、要说的都讲到了。
所以，我们打开PPT之前一定要先写好文字稿，这样有利于保证内容和控制时间。
将文字稿划分为若干信息组
大家最头疼的，可能是不知道如何从大量的信息中提炼内容，放到PPT上。这也是我想说的第二步：把文字稿划分成信息组。
按照经验，3页PPT可以完成对一个信息组的表述。我们把讲话的文字稿根据意思分成几大块，也就是几个信息组。每一个信息组都是主线的一个分支，这样逻辑感就会建立起来。
通常来说，设计一段时长为15分钟的大场合公开讲话，3-4个信息组就可以了，也就是说9-12页的PPT就足够用了。
给PPT上面的信息做好分类
第三步，我们需要对信息做个分类。要想提炼出清晰准确的信息组，必须明确每一个部分要表达的核心内容，而不是毫无选择地来呈现。通常来说分三种等级就可以了。
第一级是必须说的信息。不说这个信息，这页PPT无法成立。比如，独家的信息、行业最新的动态等，都可以归类为必说的信息。这类信息与PPT的观点联系最为紧密。
第二类信息则是，利用价值为50%的信息。这类信息的新鲜度不高，功能也比较单一，与PPT的观点紧密性不是那么强。
第三类就是可说可不说的信息了。这类信息作为备胎来使用。讲话人万一想不起内容的时候，这类信息可以保证讲话顺利进行。
你看，通过以上简单的三个步骤，我们就可以轻松建立起逻辑清晰的一个表达主线了。说起来，PPT大家都会用，但要用得好、用得巧，还是要动一些脑筋的，这样才能让我们的工作开展得更顺畅、更高效。
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